Gizlilik Politikası

1. Reenote ve bu politikanın kapsamı

Reenote, Mustafa ÜST tarafından işletilen ve Biajans'ın saha deneyiminden doğan işletme odaklı bir CRM yazılım hizmetidir. Bu politika reenote.com, Reenote CRM uygulaması ve ilgili destek, abonelik ve entegrasyon hizmetleri kapsamında işlenen verileri kapsar.

Reenote esas olarak 18 yaşını doldurmuş işletme sahipleri, işletme temsilcileri ve ticari veya mesleki amaçlarla hareket eden kullanıcılar için sunulur.

2. İşlenebilen veri kategorileri

Hesap ve kullanıcı bilgileri

• Ad, soyad, e-posta adresi ve telefon numarası.
• Hesap, kullanıcı, rol, işletme ve şube tanımlayıcıları.
• Oturum açma, güvenlik ve işlem kayıtları.
• Kullanıcı tarafından isteğe bağlı girilen işletme bilgileri.

CRM içerisindeki işletme müşteri verileri

• Müşteri ve potansiyel müşteri iletişim bilgileri.
• Randevu, hizmet, satış, paket ve işlem geçmişi.
• Müşteri notları ve işletme tarafından CRM'e girilen diğer kayıtlar.
• İşletmenin yetkili kullanıcıları tarafından oluşturulan operasyon verileri.

3. Instagram ve WhatsApp Business entegrasyonları

Reenote, işletmelerin müşteri iletişimini merkezi olarak yönetebilmesi amacıyla Meta Platforms tarafından sunulan Instagram ve WhatsApp Business servisleriyle bağlantı kurabilir. Bu bağlantılar isteğe bağlıdır ve ilgili işletmenin kendi Meta hesapları üzerinden yetkilendirilir.

Entegrasyon kapsamında aşağıdaki veri türleri işlenebilir:

• Instagram ve WhatsApp işletme hesap tanımlayıcıları.
• Platform tarafından sağlanan kullanıcı ve konuşma tanımlayıcıları.
• Instagram kullanıcı adı ve WhatsApp ile ilişkili iletişim bilgileri.
• Mesaj içerikleri, mesaj zamanı ve mesaj durum bilgileri.
• Görsel, video, ses veya dosyalara ilişkin Meta tarafından sağlanan medya bağlantıları.
• Reenote üzerinden işletme tarafından gönderilen mesaj ve yanıtlar.

Bu veriler bağımsız reklam profilleri oluşturmak, başka Reenote müşterilerine sunulmak veya işletmeler arasında paylaşılmak amacıyla kullanılmaz.

4. İşletmeler arasında veri ayrımı

Reenote çok kiracılı bir SaaS altyapısı kullanır. Her işletmenin çalışma alanı, kullanıcı yetkileri ve CRM kayıtları diğer işletmelerden mantıksal olarak ayrılır.

Bir işletmenin kullanıcıları başka bir işletmenin müşteri, konuşma, randevu, finans, personel veya CRM kayıtlarını görüntüleyemez.

5. Meta bağlantısının kaldırılması

İşletme Instagram veya WhatsApp bağlantısını kaldırdığında yeni Meta verisi alınması durdurulur. Bağlantıya ait erişim bilgileri devre dışı bırakılır ve ilgili entegrasyon verileri Reenote'un saklama ve silme politikası kapsamında silme sürecine alınır.

6. Ödeme verileri ve PayTR

Reenote'un ücretli aboneliklerinde çevrim içi ödeme ve tekrarlayan abonelik tahsilatları PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş. altyapısı üzerinden gerçekleştirilebilir.

Reenote; tam kart numarası, kart güvenlik kodu (CVV) veya kartın tam ödeme kimlik bilgilerini kendi sunucularında saklamaz. Kart bilgilerinin güvenli biçimde işlenmesi ve tekrarlayan ödemelerde kullanılacak kart/token bilgilerinin saklanması PayTR altyapısında gerçekleştirilir.

Reenote aşağıdaki işlem bilgilerini saklayabilir:

• Ödeme ve işlem referansları.
• PayTR tarafından oluşturulan kullanıcı/kart tokenlarıyla ilişkilendirilen sistem kayıtları.
• Abonelik planı ve tahsilat durumu.
• Ödeme tutarı ve ödeme tarihi.
• Başarılı veya başarısız ödeme sonucu.

Abonelik iptal edildiğinde gelecekteki tahsilatlar durdurulur ve ilgili kayıtlı ödeme yöntemi/token bağlantısının kaldırılması için gerekli işlemler uygulanır.

7. Verilerin kullanım amaçları

• Reenote hesabının oluşturulması ve işletilmesi.
• CRM, randevu, müşteri, personel ve operasyon özelliklerinin sağlanması.
• Instagram ve WhatsApp mesajlaşma özelliklerinin çalıştırılması.
• Abonelik ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi.
• Faturalandırma ve muhasebe yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• Destek taleplerinin sonuçlandırılması.
• Hizmet güvenliği, hata tespiti ve kötüye kullanımın önlenmesi.
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

8. Saklama süreleri

9. Üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları

• Meta Platforms: Instagram ve WhatsApp Business entegrasyonları.
• PayTR: çevrim içi ödeme, kart/token ve abonelik tahsilat altyapısı.
• Resend: sistem ve işlem e-postalarının gönderilmesi.
• VDS altyapısı: Reenote uygulama ve veritabanı barındırma hizmetleri.
• Cloudflare: kullanıldığı ölçüde DNS, ağ ve güvenlik hizmetleri.

10. Reenote personelinin erişimi

Reenote çalışanları müşteri CRM içeriklerini rutin olarak görüntülemez. Erişim; tenant ayrımı, kullanıcı rolleri ve yetkilendirme kontrolleriyle sınırlandırılır.

Güvenlik olayı, teknik arıza, hukuki yükümlülük veya hizmet bütünlüğü için zorunlu teknik müdahale gereken istisnai durumlarda erişim mümkün olan en dar kapsamla sınırlandırılır.

11. Veri sorumlusu ve veri işleyen rolleri

Reenote kullanan işletmeler, kendi müşterilerine ilişkin CRM kayıtlarının hangi amaçlarla işlendiğine esas olarak kendileri karar verir. Bu kapsamda ilgili işletme veri sorumlusu; Reenote ise sözleşme ve işletmenin talimatları doğrultusunda altyapı sunan veri işleyen konumunda olabilir.

Reenote kullanıcı hesapları, abonelik, fatura, ödeme, destek ve güvenlik kayıtları bakımından ise Mustafa ÜST / Reenote ilgili mevzuat kapsamında veri sorumlusu olarak hareket edebilir.

12. Veri silme ve başvuru

Veri silme ve gizlilik talepleri CRM içerisindeki destek sistemi veyaprivacy@reenote.com adresi üzerinden iletilebilir.

Ayrıntılı prosedürVeri Silme ve Hesap Kapatmasayfasında açıklanmaktadır.

13. Güvenlik

Reenote; yetkisiz erişimin, veri kaybının, hukuka aykırı kullanımın ve işletmeler arası erişimin önlenmesi amacıyla uygun teknik ve idari tedbirler uygular. Yetkilendirme, tenant ayrımı, erişim kontrolü, güvenli iletişim ve yedekleme süreçleri bu tedbirlerin bir parçasıdır.

14. Analitik ve reklam teknolojileri

Mevcut durumda reenote.com üzerinde Google Analytics, Meta Pixel veya Google Ads takip teknolojileri aktif olarak kullanılmamaktadır. İleride zorunlu olmayan analiz veya pazarlama çerezlerinin kullanılması halinde gerekli bilgilendirme ve onay mekanizmaları uygulanacaktır.

15. İletişim

Gizlilik ve kişisel veri talepleri için:privacy@reenote.com

Genel destek:destek@reenote.com